Como manter o controle do caixa pequeno

O controle de caixa pequeno é um aspecto importante da gestão financeira de pequenas empresas. Não fazer isso pode deixar você com uma imagem incorreta ou incompleta da situação financeira da sua empresa. Ele também pode levar a contabilidade incorreta, gastos frívolos ou desperdiçados, ou perda ou roubo por funcionários inescrupulosos. Evite esses problemas, mantendo controles mais rígidos sobre como sua pequena empresa usa dinheiro pequeno, bem como quem tem acesso a ele.

1

Escreva uma política de caixa pequena para sua pequena empresa. Sua política deve descrever claramente o que é e o que não é um uso aceitável do fundo de caixa; tais usos são idealmente limitados a despesas de negócios. Os selos para correspondências ocasionais ou produtos de limpeza para o banheiro são despesas típicas de pequenas empresas cobertas por dinheiro de depósito. O dinheiro não deve ser usado para despesas pessoais de funcionários. Sua apólice pode incluir um limite para os valores de saque de pequeno valor, a exigência de recibos para itens adquiridos com dinheiro de depósito e uma lista de funcionários autorizados a aprovar e desembolsar saques. Assegure-se de que todos os funcionários estejam familiarizados com a política de pequenos valores.

2

Estabeleça uma quantia de dinheiro a ser mantida para o uso de pequenos fundos, com base nos tipos e quantias de pequenas despesas em dinheiro que você normalmente faz.

3

Compre um cofre para o seu dinheiro e guarde-o num local seguro na sua pequena empresa. Limite o número de funcionários com acesso à caixa. Isso torna mais fácil garantir que todas as transações sejam registradas e reduz a possibilidade de roubo de funcionários.

4

Configure uma planilha de saída ou um sistema de comprovante numerado e armazene-os com a caixa de dinheiro. Documente todos os desembolsos do caixa na folha de registro, que deve listar o nome do funcionário, a data, a quantia de dinheiro retirada e o objetivo da retirada. Como alternativa, preencha um voucher com as mesmas informações e entregue-o ao destinatário do caixa pequeno. Quando a compra é concluída, o empregado devolve o voucher, anexado ao recibo datado delineando a compra.

5

Estabelecer um cronograma para reconciliar o fundo de caixa. Em empresas com transações freqüentes em pequenos negócios, as revisões semanais podem ser as mais eficazes. Se a sua pequena empresa não fizer muitas compras em dinheiro, pode ser suficiente rever o fundo uma vez por mês. A quantia de dinheiro na caixa, adicionada ao total dos recibos, deve sempre ser igual ao seu valor inicial padrão. Por exemplo, suponha que seu valor base seja de US $ 300 e US $ 134 tenha sido desembolsado para despesas diversas. Deveria haver $ 166 em dinheiro restante na caixa de caixa, junto com $ 134 de recibos. Se houver discrepâncias consistentes, você pode optar por limitar ainda mais quem tem acesso a pequenos valores. Identifique uma ou duas pessoas-chave que podem acessar o caixa pequeno e que são responsáveis ​​por documentar cada desembolso ou compra.

Coisas necessárias

  • Caixa de bloqueio de dinheiro
  • Folha de saída ou vales numerados
  • Software de contabilidade (opcional)

Gorjeta

  • Periodicamente, insira os pequenos gastos em um programa de software de contabilidade. Esses programas normalmente permitem agrupar as despesas em categorias, atribuí-las a linhas de despesas específicas e identificar possíveis áreas problemáticas. Talvez seja necessário alterar a quantia de mesquinha disponível a cada mês ou você pode identificar padrões que identifiquem despesas fixas que seriam melhor administradas por outros meios do que o uso de pequenas quantias.

Recomendado