Noções e despesas de contabilidade
Os princípios contábeis geralmente aceitos (GAAP) ditam como os proprietários de pequenas empresas devem contabilizar os ganhos e as despesas de seus negócios apenas para fins de relatórios financeiros. Embora alguns princípios sejam mais complexos do que outros, uma compreensão firme de alguns conceitos contábeis básicos, particularmente com as despesas com relatórios, é uma maneira de aumentar seu nível de conforto com as obrigações contábeis do seu negócio.
Reconhecimento Básico de Receita
Como suas despesas reduzirão a receita que seu negócio ganha, aprender os fundamentos do reconhecimento da receita é essencial. O conceito fundamental do GAAP é que você registra somente a receita quando a empresa cumpre integralmente suas obrigações sob um contrato, fornecendo assim uma reivindicação legal para a coleta de fundos. Por exemplo, se você opera uma empresa de serviços, não informa qualquer receita em seus livros até concluir todos os serviços para um cliente. No entanto, depois de o fazer, pode registar a receita mesmo antes de o cliente pagar a factura, desde que utilize os métodos de contabilidade de acréscimo em vez de contabilidade de caixa, que a maioria das empresas faz.
Noções básicas sobre relatórios de despesas
O mesmo princípio de reconhecimento se aplica ao registro de despesas em seus livros. De acordo com o GAAP, a contabilização de uma despesa não está relacionada ao seu pagamento real; em vez disso, você registra no momento em que se torna legalmente responsável por seu pagamento. Para ilustrar, suponha que você use um cartão de crédito comercial para comprar suprimentos de escritório. Você registra a despesa no momento em que faz a compra, em vez de esperar até pagar a fatura do cartão de crédito. Isso ocorre porque sua responsabilidade para com a empresa de cartão de crédito aumenta no momento em que você faz a compra.
Despesas de depreciação
Dependendo do tipo de empresa pequena que você opera, a depreciação pode ser uma despesa substancial em sua demonstração de resultados. A depreciação é diferente das outras despesas que você informa que a depreciação não representa um passivo da empresa para efetuar o pagamento em dinheiro. Em vez disso, representa uma parte do preço que a empresa paga para comprar ativos e equipamentos que são úteis para o negócio por muitos anos. Por exemplo, se você opera uma empresa de entrega de alimentos, é provável que você compre um veículo para uso na empresa. No entanto, porque o veículo vai durar por muitos anos, você deve reivindicar uma parte do preço como despesa de depreciação a cada ano.
Calculando Depreciação
Ao contrário das regras fiscais que se aplicam às deduções de depreciação, o GAAP permite aos proprietários de empresas estimar a vida útil de cada ativo que a empresa compra para fins de cálculo da depreciação. A maneira básica para uma pequena empresa calcular a depreciação é usar o método de linha reta. A despesa de depreciação anual será igual ao preço de compra menos o valor residual (o preço que a empresa pode vender o ativo no final de sua vida útil) dividido pelo número de anos que você estima que o ativo será útil. Um benefício para calcular a depreciação dessa maneira é que a despesa é a mesma a cada ano para o ativo.