Os membros do conselho obtêm cópias das atas da reunião?
Os membros do conselho corporativo devem fazer mais do que apenas emprestar seus bons nomes para negócios ou instituições de caridade ou fornecer informações ocasionais. Como parte de sua responsabilidade de usar os cuidados razoáveis no exercício de suas funções, os membros do conselho administrativo devem revisar e aprovar as atas da reunião do conselho administrativo. Isso exige que, às vezes, eles visualizem duas versões de minutos para garantir que estejam corretas.
Cópia de pré-aprovação
Durante as reuniões do conselho, o secretário do conselho ou outra pessoa indicada pelo presidente toma notas do que ocorre e cria um registro histórico. Essas notas se tornam as atas oficiais da reunião do conselho. Essas atas podem ser disponibilizadas para revisão pública e podem ser usadas por futuros conselhos para determinar a intenção de um conselho anterior e / ou se as ações tomadas eram válidas. Por esse motivo, os membros do conselho recebem uma cópia revisada das anotações da reunião antes de votar, seja para alterá-las ou aprová-las como enviadas. Isso permite que os membros do conselho que estiveram presentes em uma reunião corrigissem erros no registro e aqueles que não tivessem a chance de questionar o conteúdo, identificassem quaisquer problemas de procedimento que pudessem ter ocorrido ou questionassem as atividades do conselho.
Cópia final
Uma vez que uma diretoria vota para aprovar as atas da reunião da diretoria, ela se torna a ata oficial da reunião. Se o conselho aprovar o rascunho sem alterações, ou com pequenas alterações, os membros do conselho poderão não receber a cópia oficial final. Quanto menor e mais informal a organização, menos provável é que cada membro da diretoria receba e mantenha um arquivo de atas aprovadas da reunião da diretoria. Corporações grandes e mais formais, como empresas de capital aberto ou instituições de caridade de milhões de dólares, podem fornecer aos membros do conselho administrativo as atas finais de cada reunião. Os membros da diretoria podem solicitar cópias das atas da reunião da diretoria, tornando a necessidade de criar e enviar várias cópias de cada conjunto de atas a cada membro da diretoria desnecessária para organizações menores.