Como manter uma planilha online segura
As planilhas on-line podem ser eficazes ao gerenciar ou compartilhar dados entre um grupo de colaboradores. O armazenamento baseado na Web significa que os arquivos estão sempre acessíveis em qualquer navegador, além de eliminar o incômodo de distribuir manualmente as versões atualizadas sempre que as alterações forem implementadas. Na maioria dos casos, os arquivos são salvos em tempo real e podem ser acessados simultaneamente por vários usuários. Várias dessas opções de planilhas colaborativas oferecem suporte a recursos adicionais de segurança, como visibilidade somente leitura e proteção por senha, para que seus dados permaneçam inalterados e as informações confidenciais sejam visíveis apenas para aqueles a quem você concedeu acesso.
Proteger por senha o arquivo baixado
Se o seu objetivo é fornecer aos outros um arquivo de planilha do Excel real - por meio de um link de download em seu site, ou compartilhado em uma pasta na nuvem - você pode implementar proteção por senha que é acionada sempre que o arquivo é aberto ou edições são feitas . Comece abrindo a planilha e, em seguida, selecione "Arquivo" e "Salvar" ou "Salvar como". Confirme o nome e o local para salvar e, em seguida, clique em "Ferramentas" na parte inferior e selecione "Opções gerais". A partir daqui, você pode optar por exigir uma senha para abrir e editar o arquivo.
Uma solução baseada na Web específica da Microsoft
Planilhas formatadas em Excel salvas na nuvem do SkyDrive podem ser compartilhadas e acessadas usando o Excel Web App em qualquer navegador. Embora o aplicativo não possa estabelecer proteção por senha ou abrir uma pasta de trabalho protegida por senha, ele pode limitar o compartilhamento de arquivos a usuários específicos e configurar a visibilidade somente leitura para impedir alterações no documento. Com a planilha aberta no Web App, clique em "Compartilhar" e digite os endereços de e-mail dos seus colaboradores. Clique em "Destinatários podem editar", selecione "Somente visualização" e clique em "Compartilhar". Para gerar um link compartilhável, selecione "Obter um link", ative a opção "Somente visualização" e clique em "Criar link".
Proteção e acesso via Google
Embora as planilhas do Excel existentes possam ser enviadas para o Google Drive, você também pode criar novas planilhas sincronizadas na nuvem usando o aplicativo associado do Planilhas Google. As configurações de segurança são implementadas durante o compartilhamento do arquivo. Você pode, por exemplo, permitir o acesso a qualquer pessoa com o link de compartilhamento ou estabelecer permissões com base no login da Conta do Google. Restrições adicionais incluem opções para visualização apenas, visualização e comentários ou edição completa. Os colaboradores também têm a opção de fazer login e participar de um bate-papo em tempo real, para que o conteúdo e as alterações possam ser discutidos, os dados analisados e as edições feitas em grupo.
Outras soluções colaborativas em tempo real
Opções adicionais de colaboração de arquivos com recursos de segurança também estão disponíveis. As planilhas criadas no Acrobat.com da Adobe, por exemplo, podem ser configuradas com acesso somente leitura ou edição completa aos colaboradores que se registraram na Adobe e receberam um convite para sua área de trabalho. As planilhas criadas ou carregadas no Zoho Docs podem ser compartilhadas - e protegidas - da mesma maneira, com o benefício adicional de proteção por senha ao compartilhar documentos com usuários não registrados. As planilhas existentes do Excel podem ser transferidas por upload para o SecureSheet e, em seguida, ativadas com permissões de usuário que permitem editar ou visualizar células, linhas, colunas ou planilhas individuais.