Quanto tempo os empregadores mantêm registros após a rescisão do empregado?
Quando uma relação de trabalho termina, os empregadores têm a obrigação de armazenar os arquivos pessoais do funcionário em um local seguro. O tempo que os registros dos funcionários devem ser mantidos varia, de acordo com as leis federais e algumas estaduais relacionadas à manutenção de registros do empregador. Estas são regulamentações estritas e os empregadores que não conseguem produzir determinados arquivos de funcionários após a rescisão podem estar sujeitos a penalidades rígidas e multas impostas por entidades governamentais.
Rescisão de Demissão do Empregado
O termo "demissão de funcionários" abrange várias ações de contratação, não apenas rescisão involuntária ou demissão de funcionários. Os empregadores usam a palavra "rescisão" para indicar todos os tipos de separações de emprego - demissão voluntária, demissão, aposentadoria e eliminação de emprego. Soa duro para a pessoa leiga, mas os departamentos de recursos humanos falam de rescisão simplesmente porque isso significa que a relação de trabalho terminou, por isso é sempre aplicável, independentemente das circunstâncias.
Componentes de registros de emprego
Registros de emprego consistem em arquivos pessoais de funcionários, registros de folha de pagamento, formulários de inscrição de benefícios e registros médicos. Materiais relacionados ao trabalho - tudo, exceto informações médicas e de saúde - são geralmente armazenados no departamento de recursos humanos e podem estar disponíveis para a equipe em uma base de necessidade de conhecimento. Os registros da folha de pagamento às vezes são mantidos separadamente, mas são armazenados para facilitar a acessibilidade pelo nome do funcionário ou pelo número de identificação, como um número do seguro social.
As informações referentes à saúde do funcionário ou benefícios médicos e documentos relacionados estão disponíveis apenas a um funcionário de RH ou a um gerente designado como um oficial de privacidade, conforme especificado pelos regulamentos da HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) que garantem a confidencialidade de certos registros mantidos por um empregador.
Manutenção de registros de funcionários sem exceção da FLSA
Sob o Fair Labor Standards Act (FLSA), os empregadores são obrigados a manter os registros da folha de pagamento para os empregados não-isentos por três anos. Registros de folha de pagamento para empregados não isentos incluem cópias dos empregadores de recibos de pagamento ou prova de pagamento de salários, prova de horas extras pagas, horas trabalhadas e horas extras trabalhadas, deduções de folha de pagamento e outros materiais relacionados a salários. As exigências de manutenção de registros para funcionários assalariados e isentos diferem ligeiramente, apenas porque os funcionários isentos não têm direito a horas extras e, portanto, você não teria comprovação de horas extras pagas. A FLSA exige que os empregadores mantenham registros sem isenção por três anos a partir da data de término do contrato de trabalho.
A exigência da FLSA é de dois anos para registros como acordos de negociação coletiva, avaliações de desempenho e documentos que possam satisfazer requisitos para justificar escalas salariais, salários e níveis salariais.
As leis de manutenção de registros estaduais podem variar do federal e, em alguns estados, os requisitos são mais longos do que o exigido pelos regulamentos federais. O estado do Texas, por exemplo, exige que os empregadores mantenham certas informações sobre salários e impostos durante quatro anos. Certos materiais relacionados a benefícios devem ser mantidos pelos empregadores do Texas por seis anos.
Manutenção de registros EEOC de todos os registros de emprego
A EEOC (Environmental Equal Employment Opportunity Commission) exige que você mantenha todos os registros de emprego por um ano a partir da data de rescisão do empregado. Para fins da Lei de Discriminação por Idade no Emprego (ADEA), você precisa manter os registros da folha de pagamento pelo mesmo período de tempo exigido pela FLSA - três anos a partir da data de término. Outras informações sobre benefícios dos funcionários devem ser mantidas por apenas um ano.
As regras especiais de manutenção de registros se aplicam quando um funcionário apresenta uma acusação de discriminação sob qualquer uma das leis anti-discriminação que a EEOC aplica. Em questões envolvendo disputas de funcionários de acordo com as leis federais de direitos civis, você deve manter os arquivos dos funcionários até que o empregador e a agência federal cheguem a uma resolução ou até que a EEOC emita sua decisão. Como os arquivos devem ser mantidos durante todo o processo de resolução de disputas, pode levar anos até que o empregador possa descartar com segurança os arquivos do funcionário.
Melhor prevenir do que remediar
Como as regras de manutenção de registros variam de acordo com as exigências do governo federal e estadual, é prudente manter registros de funcionários pelo período máximo de tempo. É perfeitamente adequado armazenar esses registros eletronicamente, para que você não precise alocar espaço e recursos para registros em papel. Seria prudente manter todos os registros dos funcionários por pelo menos três anos - para cobrir todas as bases das regras federais - e por mais tempo, se necessário, para cumprir as regras do estado.